絶対に失敗したくないプレゼンの準備方法

先日、とあるちょっとした学術的イベントでプレゼンする機会がありました。専門外の方に英語で自分の研究を伝えるは非常に難しかったですが、めちゃくちゃ準備して本番に臨んだら何とかなってホッとしました。

どれだけ勉強しても英語でコミュニケーションを取るのは難しいです。語学の勉強ってこれから先も無限に続けなければならないなと実感しました。

さて、日本語でも英語でも、やや複雑な内容を背景知識の少ない聴衆でも理解できるように伝えるということについて、一応ある程度の成功体験は積んできていますので、現時点で自分がプレゼンの準備で大事だなと思っていることをまとめておこうと思います。

ということで、本記事は、「難易度が高く、かつ絶対に失敗できないプレゼンを準備する時、管理人が行っていることおよび意識していることを紹介する」という趣旨になります。みなさんがそうしたシチュエーションに置かれた際、参考になれば幸いです。

大きく段階分けをすると以下の通りです。

ステップ0:プレゼンの目的と目標をはっきりさせる

ステップ1:全体の構成を考える

ステップ2:スライドを作る(割愛)

ステップ3:原稿を書く

ステップ4:原稿を音読し、修正する

ステップ5:練習では満点を目指す

ステップ6:本番では合格点を目指す

※ステップ2のスライドの作り方に関しては今回は割愛したいと思います。書きたくなったらまた別の機会に書きます。

※2018年4月22日に公開した記事ですが、同年4月24日に一部修正しました。

ステップ0:プレゼンの目的と目標をはっきりさせる

プレゼンに限ったことではありませんが、何かを行うときにはまずは目的と目標をはっきりさせることが大事です。

目的:プレゼンの意義。何のためにそのプレゼンを行うのか。

目標:望む結果。自分のプレゼンを聞いた結果、聴衆にどのような状態になってほしいのか。

例えば、環境問題をテーマにプレゼンをする場合は、「家庭でできる環境問題対策があるということをより多くの人に意識してもらう」という目的のもと、「聴衆がその日からこまめに節電するようになる」という目標を設定してプレゼンを準備・実施する、という形です。

とくに、誰かの依頼を受けてプレゼンを行うのであれば、この目的と目標の部分を依頼人に丁寧に確認しておくことで、自分のプレゼンの価値を最大化することができます。

ステップ1:全体の構成を考える

すべてのものは、まず頭の中で創造され、次に実際にかたちのあるものとして創造される。第一の創造は知的創造、第二の創造は物的創造である。

出典:スティーブン・R・コヴィー著『完訳 7つの習慣』キングベアー出版、pp.120

スライドを作り始める前に、まずは全体の構成を考えます。私はこの段階では紙の上で作業するのが好きです。ステップ0で考えた目標を達成するために、言い換えれば、聴衆に一番伝えたいポイントを伝えるために、最適な構成を考えます。とはいっても、実際にスライドを作りながらいろいろ気づくこともあるので、この段階で完璧な構成を作る必要はありません。ある程度構想が固まったら実作業に移ります。

ステップ2:スライドを作る(割愛)

スライドの作り方についてはここでは細かく触れないので、他サイトの方を見ていただくようお願いします。こちらのサイトなどは簡潔にまとまっており参考になりました。

あなたのスライドはここがダメ! ぱっと目を引く「伝わる」スライドをつくるための7つのポイント

ステップ3:原稿を書く

プレゼン慣れしている方であれば、原稿を書かなくてもまとまった話をすることができるかもしれません。私もプレゼンの度に原稿を書いているわけではありませんが、ここぞという時、具体的には、難易度が高くかつ失敗できないプレゼンの場合には、必ず原稿を書くようにしています。とくに、英語でプレゼンをする場合には、文法・語法面もある程度はしっかり整えたいので、まずは原稿を書くようにしています。

構成を考える時と同様、最初から完璧な原稿を仕上げる必要はありません。「このスライドではこんなこと喋ればいいかなー」なんてことを、あまり深く考えずにさーっと書き上げます。

ステップ4:原稿を音読し、修正する

スライドと原稿の作成が一旦完了したら、実際にスライドを表示しながら、原稿を音読してみます。そうすると、原稿、スライドの両方において、表現を変えるべき部分、足りない部分、逆に削ったほうがいい部分などがはっきりしてくるはずです。修正するべき部分が見つかったら、音読を途中で止めてそれらを逐一修正していきます。

スライド・原稿の修正において、私が意識しているポイントは2点あります。

(1)内容をなるべく減らす方向に修正する

(2)減らしたスライドは削除するのではなく、質疑応答用に取っておく

(1)について。どんなに面白いプレゼンでも、20分も30分も人の座って人の話を聞き続けるというのは、なかなかの精神的・肉体的苦痛が伴います。ですので、なるべく短くプレゼンを終えられるように、内容は「迷ったら捨てる」方針で修正するのがいいでしょう。また、内容を削ることによって、制限時間内に終わらせようと早口になるのを防ぐこともできます。

ただ、そうはいっても、一度は必要だと思った内容を省略してしまうのは不安だと思います。せっかく綺麗に作ったスライドを削除してしまうのはもったいありませんし、一度必要だと感じて全体構成に含めていたのであれば、聴衆としても気になる内容である可能性は低くありません。そこで、(2)です。削るべきか微妙な箇所は、削除するのではなく、スライドの一番最後においといて、もし当該部分に関する質問が出たら、そのスライドを表示しながら回答しましょう。

さてさて、音読と修正を繰り返して自分の理想とするスライドと原稿が出来上がったら、次のステップへ進みましょう。

ステップ5:練習では満点を目指す

一旦原稿が完成したら、原稿を見ずに話せるように練習していきます。練習の結果得られる成熟度合いとしては、大きく次の4つに分けられると考えています。

(1)原稿を見ないと、原稿に通りに話せない

(2)原稿をチラ見しながら、原稿に通りに話せる

(3)スライドのみを見て、原稿に通りに話せる

(4)スライドを見なくても、原稿に通りに話せる

(3)まで到達するのは最低限、(4)まで行ければ無敵で、本番でもほとんど緊張しなくなります(私は、ですが)。なお、「原稿通りに」というのは、より正確には「原稿に限りなく近い形で」という意味です。ステップ3で完成させた原稿は、(少なくとも自分の中では)文字通り”完全無欠”なものであり、本番もその通りに話すことができれば100点満点です。原稿を見ずに100点を取れるように、何度も練習を重ねます。私の感覚では、20分くらいのプレゼンだと、7回ほど練習すれば95点くらいを取れるようになり、それ以降はあんまり成長しなくなります。その辺りは人やプレゼンの内容によると思いますが、いずれにせよ、「まあこんなもんか」と自分で納得できるまで練習を重ねましょう。

ステップ6:本番では合格点を目指す

ここのマインドセットが重要なのですが、原稿は100点満点であり、本番ではその80~99.99…%が再現できればいいという事を念頭においたうえで、プレゼンを行いましょう。原稿通り話せるに越したことはないのですが、本番ではほぼ確実に何かしくじります。そこで大事なのは、「あー間違えた!」と思ってテンションを下げてしまわないことです。「自分が言い忘れた」ことを考えている時、意識は聴衆ではなく自分に向いており、聴衆に届けるプレゼンテーションとしての効果が半減します。大切なのは、プレゼンの目標を達成すること、言い換えれば、自分のプレゼンの中で最も有意義で面白い部分を伝えることです。それ以外の部分は1個2個くらい言い忘れても何とかなります。

ステップ3で作った原稿は”完全無欠”なものなので、その80%でも再現できれば、聴衆にとっては有意義なプレゼンとなります。「自分が完璧にプレゼンできること(=100点)」ではなく、「相手に有意義で楽しいプレゼンを届けること(=80~99.99…点)」を目指しましょう。

おまけ:ジョークはできればその場で作る

時と場合にはよりますが、ユーモアが許されるような場でプレゼンする場合は、なるべく笑いを取るようにしています。というのも、前述の通り、どんなに面白いプレゼンテーションであっても、人の話を数十分も黙って聞くというのは精神的・肉体的に苦痛なので、聞いてもらうためにはその苦痛を和らげる必要があるからです。複数の人が話すイベントで、すでに何人かの人が発表を終えた後である場合などは、とりわけそうでしょう。

そして、笑いの取り方に関しては、「イベントの文脈を踏まえたジョークを盛り込む」のがベストだと考えています。

手前味噌で恐縮ですが、実際に私が行った例を紹介します。先日参加させていただいたイベントでは、私の直前の発表者の方がゴミ問題について発表していらっしゃいました。そこで、それを踏まえて、自分のプレゼンのつかみで”In comparison with all of the presentations so far, my presentation might be kind of garbage……”(今までのプレゼンと比較すると、私の発表はゴミのようなものかもしれませんが……)と前置きしてはじめました(あ、ちなみにちゃんと受けましたよ!笑)。

なぜ、これが効果的なのかということについては、おそらく、その場で作られたジョークはある種の「内輪ネタ」になるからではないかと私は推測しています。イベント参加者の集団は、その会場という空間において数時間を共に過ごしている、ある種の瞬間的な共同体であり、「ゴミ問題に関するプレゼンテーションを聞いたばかりである」という文脈を共有しているのです。それゆえ、クラスメートの噂話が盛り上がるのと同じ心理作用で、文脈を踏まえたジョークが効果的に笑いを呼ぶのではないかと考えられます。

おわりに

今日の記事は、おそらくプレゼンのプロの方々が書いた本を読めばいくらでも出てくるような内容でしたが、当ブログを訪れてくださっている方にとって何かしらのヒントになればいいと思って書かせていただきました!私自身、うまくプレゼンテーションできるよう、日々修行中(?)ですので、また考えがまとまったら記事にしていきたいと思います!!


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